【転職】書類選考でありがちな間違いと採用担当者に好まれる書類の書き方とは?

転職活動で最初に壁にぶつかってしまうとしたら、やはり書類選考でしょう。
人によっては書類選考をあっさり通り抜けてしまうのに、苦戦して不合格の続く人もいます。せっかく見つけた求人募集。ここで落ちたくはないですよね。

書類選考で大切なことは、文章に読み手への配慮がなされているかどうかです。この違いは大きいです。

ここでは書類選考でありがちな間違いと採用担当者に好まれる書類の書き方などを採用担当からの目線で掘り下げたいと思います。

採用担当者も悩んでいる?

応募者が悩みながら長い時間を使って書く履歴書や務経歴書。悩ましいことに多くの求人が集まる企業、案件ほど採用担当者が読む時間は少なくなってしまうことは避けられません。場合によっては眺める程度の時間になってしまいます。時間にすると1、2分ほどでしょうか。
実際、仲良くしている人材紹介会社の担当さんいわく、求人が1名のところに100人もの募集が寄せられることもままあるそうです。少人数の採用しかしない場合でもそんなにたくさん来るわけですから、とてもではありませんが内容のひとつひとつまで、しっかり読み込んでいる時間がなくなってしまうというわけです。

しかし腹立たしいですよね。応募者としては、がんばって書いた書類がそんな雑に扱われるのは納得しづらいところです。しかし、ここはがまんして、採用活動の実態理解したうえで書類を書き上げた方が得策です。

もちろん、すべての企業がそのようではありません。私がかつて関わった企業では(貿易アドバイザーとしてですが)特定のスキルを持った方が必要ですので、社長さんは人材紹介会社に頼んでも中々返事が無いと嘆いていました。もっとも、この企業もそれだけの人を求めているのなら、もう少し待遇を良くしないと、なかなか良い人に来てもらえはしないだろうなとは思っていましたが。

ということで、募集が多そうな求人でしっかりと勝ち残りたいところですね。しっかり読み込んでくれない書類選考で意識すべき点は何でしょうか。



書類選考で最も大事なこと 読みやすさ

すごく当たり前のことを書きました。読みやすさ。でも怒らないでください。やはり、読み手が短い時間で見て、読みやすいと感じる書類であること。これが書類選考で一番重要です。
学歴、職歴、持っている資格は変えられません。せっかく意気込みやあなたの長所をアピールすべきところで、よい印象を持ってもらいましょう。

長文を書かないこと 句読点は適切に入れましょう

当然ですが、このブログでも読み手の方が読みやすいようにと意識しています。
しかし、仕事は生活の中で文章を沢山書く人はそうは多くありません。文章をあまり書かない人はつい文章がだらだらと長くなってしまいがちです。伝えたいことがあるゆえに多くの内容を盛り込んでしまうのですね。これはもったいない。

ポイントは、一度に多くの内容を盛り込もうとしないことです。一息で読めないなと感じたら、二つの文章にしてしまいましょう。文字が続きすぎているなと思ったら、ニュアンスが変わらないように意識して句点「、」も入れましょう。

情報を小出しにしていくことで、読みやすい文章を作ることができます。読み手の脳にすんなりと内容が伝わります。

結論を明確にしましょう。何が言いたいのか分からない文章はダメ

選考に通るための書類ですから、つい慎重になりがちです。慎重になると、遠回しな表現や周りくどい表現になっていませんか。
遠回しに物事を語り、伝えたいことがぼやけてしまっていけません。
そのためには結論を明確に書くことを意識しましょう。「・・で御社に貢献したい」とか「・・が得意です」など。
また、抽象的では無く、具体的なことを書いてあげることです。相手が流し読みしてもわかるように、瞬間的にイメージできる身近なわかりやすい言葉や単語を使いましょう。特に自分の能力や実績については具体的に書くべきです。

書き上げたら読んでみて漠然としてるなと思った箇所はどんどん直していきましょう。

情報の質を上げる


ふだん文章を書かないのに「質」を求めるなって?おっしゃるとおりです。
ここでの質とは情報の取捨選択のことです。文章の美しさや文学的な表現ではありません。

とても親切な性格の人に多いことですが、情報を書きすぎるというミスをする人がいます。
自分に関するあらゆる情報を書いてしまうのです。
たとえば、まったく仕事とは全く関係のない資格、プライベートの事などは、いわば無駄話のたぐいになってしまいます。
まさかそんな事を書くはずないと思っていませんか。協調性をアピールするのに「友達が多い」なんて書いてあることもあるようです。ここでは、「どの職場でも部署内で協調して仕事を・・・」などと書くべきところです。

書類に書く内容については相手が必要だと思いそうなことを厳選しましょう。

あなたの気配りは書類の内容で採用担当者にアピール

結局、大切なことは採用担当者が読みやすい書類を作ってあげることです。
短い時間しか読んでもらえない可能性がありますが、それでも、全部の内容に目を通す担当者がほとんどです。その短い時間をストレスのない快適なものにして、スムーズにあなたの良さを伝えましょう。
難しい言葉を使ったりして、気取ったかっこいい書類を作る必要は全くありません。大切なのは、こうした気配りと優しさです。これは必ず伝わります。

転職活動の書類の書き方まとめ

いかがでしたでしょうか?あなたの職務経歴書や履歴書などは「見てもらいやすい」情報になっていますでしょうか。
せっかく書いたのですから、採用担当者の目に留まってほしいという気持ちはよくわかります。ただ、強いアピールや個性は面接のときに残しておいた方が良いでしょう。面接なら双方向ですから、相手の表情や反応も見ながら調節していけますから。書類選考では、言い方は悪いのですが、「無難に」通ればいいのです。
それを抑えたうえで、自分だったら、こんな風な文章だったらなら読んでみたいという目線で、相手の立場に立って書いてみてはいかがでしょうか。ぜひとも取り入れて見てください。ご健闘をお祈りいたします。